GESTIÓN EMPRESARIAL: Organización Administrativa

ORGANIZACIÒN ADMINISTRATIVA

- Coordinación racional de las actividades de un cierto número de personas que intentan conseguir un objetivo común y explícito mediante la división de funciones y del trabajo, a través de una jerarquización de autoridad y responsabilidad.

- La organización como parte del proceso administrativo; Es la función que permite definir una estructura formal e intencional que hace posible que los miembros de una empresa, sepan que y como va a realizar sus tareas, cual es su nivel de autoridad y responsabilidad en la consecución de los objetivos.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Existen principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, estas son:

§ División del trabajo.- Es el proceso de delegación de deberes o tareas que se tiene que realizar en una empresa.

§ La unidad de Mando.- Para la ejecución de un acto cualquiera un agente solo debe recibir ordenes de un Jefe.

§ Delegación.- Dar autoridad necesaria para que pueda desempeñar o cumplir las funciones, exigiendo responsabilidad a subordinados.

§ Departamentalización.- Agrupamiento de actividades que mejor contribuye al logro de los objetivos de la institución y de las unidades individuales.

PROCESO ORGANIZATIVO

La función de organizar implica un proceso racional que comprende cuatro etapas fundamentales:

§ Identificación y clasificación de las actividades requeridas

§ Agrupamiento de estas actividades de acuerdo a los objetivos que se pretende lograr

§ Definición de los niveles organizacionales y las relaciones de autoridad y responsabilidad

§ Determinación de los flujos de coordinación horizontal y vertical

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIÓN

Documento que detalla las funciones precisas de lo que debe hacerse en cada unidad de trabajo dentro de la organización.

ORGANIGRAMAS

Gráfico que indica los niveles de organización, los nombres de las unidades de cada nivel y las relaciones entre estos, o también el organigrama es la representación gráfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado una organización.

Para la elaboración del organigrama las características de la empresa o negocio son las que determinan la estructura organizacional.

Su importancia radica en que revelan:

§ La división de funciones

§ Los niveles jerárquicos

§ Las líneas de autoridad y responsabilidad

§ Los canales formales de comunicación

§ Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Organigrama de Estructura Simple; La usan las empresas que recién empiezan y no tienen divisiones ni diferentes categorías de producto. Están dirigidas por el dueño y requieren que se establezca claramente el papel de cada trabajador.

Ventajas

La informalidad de la estructura permite una rápida respuesta a las oportunidades del mercado y a los requerimientos de los consumidores.

Desventajas

Se pueden duplicar funciones y confundir responsabilidades.

Organigrama de Estructura Funcional; Las empresas de tamaño mediano que producen uno o más productos pueden tener una Estructura funcional, en la que los empleados tienden a ser especialistas en una función o en un área de la organización, como operaciones, venta, finanzas y recursos humanos.

Ventajas

Asignación de responsabilidades es clara y simple.

El status por área es reconocido

Desventajas

Respuesta un poco lenta ante los cambios.

Organigrama de Estructura Multidivisional; Las grandes empresas necesitan subdividir sus actividades para atender una gran diversidad de productos. En estos casos lo usual es una Estructura Multidivisional en la que los empleados serán especialistas en su área para un producto y mercado específico. En este sentido a cada producto le corresponde una división específica con sus respectivas áreas de producción, marketing y finanzas.

Ventajas

Sus áreas se relacionan directamente con el producto.

Permite coordinar rápidamente los problemas que surgen en cada división.

Desventajas

Bastante costosa ya que se duplican las funciones.

REGLAS PARA GRAFICAR ORGANIGRAMAS: Se representan con rectángulos y líneas verticales y horizontales

El rectángulo que representa el funcionario principal debe ser más grande, los rectángulos inferiores deben ser mas pequeños, ósea conforme baja el nivel, disminuye el tamaño. Los rectángulos que pertenecen al mismo nivel deben ser del mismo tamaño.